Entrada

Recebimento de mercadorias

Como registrar a entrada de mercadoria no WMS: conferir os itens da nota fiscal, registrar divergências e endereçar os produtos no estoque.

Atualizado em 28/09/2026·Versão [VERSÃO]·Perfil: Conferente / Recebimento

Antes de começar Seu perfil precisa ter acesso ao menu Recebimento. Existem dois modos de receber:

Via integração Bling: a NF-e precisa já estar lançada e autorizada pela SEFAZ no ERP — o ExlogWMS importa os dados automaticamente.
Recebimento manual: use quando não há integração com o ERP ou quando a nota é de um fornecedor externo. Você preenche os campos manualmente.

Abrir a tela de recebimento

Navegar até o módulo

No menu principal, acesse [CAMINHO DO MENU → Recebimento]. Se você tiver acesso a mais de uma empresa ou unidade, certifique-se de estar na empresa correta antes de continuar — o seletor fica no canto superior direito da tela.

Entender a lista de entradas

A tela exibe todas as entradas vinculadas à sua unidade. Cada linha mostra o número da NF, o fornecedor, a data prevista e o status atual:

Aguardando conferência

A entrada foi criada (manual ou via Bling) mas ainda não teve nenhum item conferido.

Em conferência

A conferência foi iniciada: pelo menos um item foi registrado, mas o recebimento ainda não foi finalizado.

Finalizado

Todos os itens foram conferidos, endereçados e o estoque foi atualizado.

Tela de recebimento com a lista de entradas e colunas de NF, fornecedor, data e status — Figura 1 — Lista de entradas com status coloridos por etapa.

Usar os filtros para localizar uma entrada

Se a lista estiver longa, use os filtros no topo para encontrar a entrada. Os campos disponíveis são:

Número da NF — número da nota fiscal do fornecedor.
Fornecedor — razão social ou CNPJ.
Período — data de emissão da nota ou data de criação da entrada no sistema.
Status — filtra apenas as que estão aguardando, em conferência ou finalizadas.

Barra de filtros acima da lista com campos de NF, fornecedor, período e status — Figura 2 — Filtros disponíveis na listagem de recebimento.

Localizar ou criar a entrada

Entrada via Bling (automática)

Se a NF-e foi lançada no Bling e a integração está ativa, a entrada já aparece na lista com status Aguardando conferência. Nesse caso, clique na linha da entrada para abri-la — os itens, quantidades e valores já estarão preenchidos com os dados da nota.

DicaVerifique sempre se o CNPJ do fornecedor e o número da NF na entrada conferem com o documento físico antes de iniciar a conferência.

Criar uma entrada manual

Quando a nota não vem pelo Bling, clique em Nova entrada no canto superior direito da lista. Um formulário será aberto com os seguintes campos:

Campo	O que informar
Fornecedor	Razão social ou CNPJ. Precisa estar cadastrado no sistema.
Número da NF	Número da nota fiscal do fornecedor.
Série	Série da NF (geralmente "1" para NF-e padrão).
Data de emissão	Data em que a nota foi emitida pelo fornecedor.
Data de recebimento	Data em que a mercadoria chegou fisicamente. Preenche automaticamente com hoje; altere se necessário.
Observação	Anotação interna (ex.: "chegou com embalagem danificada — verificar").

* Campo obrigatório

Formulário de nova entrada manual com campos de fornecedor, número da NF, série, datas e observação — Figura 3 — Formulário de nova entrada manual.

Adicionar os itens da entrada manual

Após salvar o cabeçalho da entrada, o sistema abre a tela de itens. Clique em Adicionar item e preencha para cada produto:

Produto — busque pelo código ou nome. O produto precisa estar cadastrado.
Quantidade da nota — quantidade que consta na NF do fornecedor.
Custo unitário — valor unitário da nota, usado para calcular o custo médio ponderado.
Lote / Validade — preencha somente se o produto tiver controle de rastreabilidade ativo.

Repita para todos os SKUs da nota. Quando terminar, clique em Iniciar conferência.

Conferir os itens da nota

Abrir a entrada para conferência

Na lista de entradas, clique na entrada com status Aguardando conferência. A tela de conferência será aberta, exibindo a lista de itens com as colunas Produto, Qtd. nota, Qtd. conferida e Status do item.

Tela de conferência de itens com colunas de produto, quantidade da nota e quantidade conferida — Figura 4 — Tela de conferência com todos os itens da nota.

Selecionar o item a conferir

Clique no item que você está segurando fisicamente. Uma janela de confirmação abrirá com os dados daquele produto. Confira se o código e a descrição na tela correspondem ao produto físico na sua mão antes de preencher a quantidade.

AtençãoNunca informe a quantidade sem verificar fisicamente o produto. Se o código ou a descrição não baterem com o que chegou, não confirme — registre como divergência de produto no passo 4.

Informar a quantidade física recebida

No campo Quantidade recebida, informe o total de unidades que você contou fisicamente. Não informe a quantidade da nota — informe o que você tem na mão.

Janela de confirmação de item com campo de quantidade recebida e comparação com a quantidade da nota — Figura 5 — Janela de confirmação com o campo de quantidade física.

Informar lote e validade (quando aplicável)

Se o produto tiver controle de rastreabilidade, os campos Lote e Data de validade aparecem logo abaixo da quantidade. Preencha com as informações impressas na embalagem do fabricante.

Lote: código alfanumérico gravado na caixa do produto (ex.: L2024-09A).
Validade: data no formato MM/AAAA ou DD/MM/AAAA, conforme o fabricante.

O sistema usará esses dados para aplicar a regra FEFO (primeiro a vencer, primeiro a sair) na separação de pedidos.

DicaSe um mesmo produto chegou com dois lotes diferentes na mesma NF, confirme o item duas vezes — uma para cada lote — informando a quantidade de cada um. O sistema cria dois registros de saldo separados no estoque.

Confirmar e avançar para o próximo item

Clique em Confirmar item. O item na lista recebe o ícone ✓ Conferido e a coluna Qtd. conferida é atualizada. Repita o processo para cada produto da nota até que todos estejam marcados como conferidos.

Lista de conferência com alguns itens marcados como conferidos e outros ainda pendentes — Figura 6 — Progresso da conferência: itens confirmados e pendentes.

Registrar divergências

Identificar itens com divergência

Ao confirmar um item com quantidade diferente da nota, o sistema destaca a linha em vermelho e exibe o símbolo ⚠ Divergência ao lado do produto. Isso não bloqueia o fluxo — você pode continuar conferindo os demais itens.

Item destacado em vermelho com símbolo de divergência ao lado e diferença numérica entre nota e recebido — Figura 7 — Item com divergência de quantidade destacado em vermelho.

Tipos de divergência possíveis

O sistema registra automaticamente o tipo de divergência com base na diferença:

Falta: quantidade recebida menor que a da nota (ex.: nota 100 unidades, chegaram 92).
Excesso: quantidade recebida maior que a da nota (ex.: nota 50 unidades, chegaram 54). O excesso só é incorporado ao estoque se aprovado pelo responsável.
Produto errado: o produto físico não corresponde ao código da nota. Nesse caso, informe 0 na quantidade recebida do item original e registre o produto que chegou como uma nova linha manual.

Informar o motivo da divergência

Ao finalizar o recebimento com divergências, o sistema solicita um motivo para cada item divergente. Selecione a opção mais adequada:

Falta na entrega do fornecedor
Produto avariado na chegada (recusado)
Produto vencido (recusado)
Erro de picking do fornecedor
Outros (campo aberto para descrição)

Esse registro fica no histórico da entrada e pode ser exportado para comunicar o fornecedor.

AtençãoProdutos avariados ou vencidos não devem ser endereçados no estoque regular. Após registrar a recusa, o operador responsável deve acionar o procedimento de descarte ou devolução ao fornecedor. [DESCREVA O PROCEDIMENTO INTERNO]

Endereçar os produtos no estoque

Abrir a tela de endereçamento

Depois de confirmar todos os itens (ou registrar as divergências), o sistema exibe o botão Endereçar produtos. Clique nele para abrir a tela de endereçamento, que lista cada produto conferido aguardando alocação no armazém.

Lista de produtos aguardando endereçamento com código, descrição e quantidade a endereçar — Figura 8 — Lista de produtos aguardando endereçamento.

Selecionar o endereço de destino

Clique em um produto para abrir a janela de endereçamento. Informe o endereço físico dentro do armazém onde o produto será guardado:

Corredor — letra ou número que identifica o corredor (ex.: A, B, C1).
Posição (Bay) — número da coluna dentro do corredor (ex.: 03).
Nível (Altura) — andar da prateleira, de baixo para cima (ex.: 1 = piso, 3 = terceira prateleira).

O campo de endereço aceita digitação direta (A-03-2) ou busca por código. Endereços já cadastrados aparecem em uma lista suspensa ao digitar.

Janela de endereçamento com campos de corredor, posição e nível e campo de busca de endereço — Figura 9 — Janela de endereçamento com campos de corredor, posição e nível.

Dividir a quantidade entre endereços (se necessário)

Se a quantidade recebida precisar ser distribuída entre dois ou mais endereços — por exemplo, 200 unidades em dois paletes em posições diferentes — informe a quantidade parcial no primeiro endereço, confirme, e o sistema abrirá automaticamente o campo para o próximo endereço com o saldo restante.

DicaProdutos com lotes diferentes devem ir para endereços separados se o armazém usa FEFO rigoroso. Isso facilita a separação e evita mistura de validades no mesmo slot.

Confirmar o endereço e avançar

Clique em Confirmar endereço. O saldo daquele endereço no sistema é atualizado imediatamente — se você acessar o painel de estoque nesse momento, já verá o produto naquela posição. Continue endereçando os demais produtos até que todos estejam alocados.

Tela de endereçamento com alguns produtos já endereçados e outros ainda pendentes — Figura 10 — Progresso do endereçamento com status por produto.

Finalizar o recebimento

Revisar o resumo antes de fechar

Antes de finalizar, o sistema exibe um resumo do recebimento com:

Total de itens da nota vs. total conferido.
Itens com divergência (falta, excesso ou produto errado).
Itens endereçados vs. itens pendentes de endereçamento.

Se ainda houver itens pendentes de endereçamento, o botão Finalizar ficará desabilitado até que todos os produtos conferidos sejam alocados.

Tela de resumo do recebimento com totais de itens conferidos, divergências e endereçamentos — Figura 11 — Resumo do recebimento com validações antes de finalizar.

Clicar em Finalizar recebimento

Quando tudo estiver em ordem, clique em Finalizar recebimento. O sistema executará as seguintes ações em sequência:

Fecha a entrada com status Finalizado.
Registra o saldo físico de cada produto nos endereços informados.
Se integrado ao Bling, envia a baixa de custo médio ponderado automaticamente ao ERP.
Gera um relatório de recebimento com o histórico completo da conferência, disponível para download.

Confirmar a atualização no estoque

Após a finalização, você pode verificar o resultado acessando [CAMINHO DO MENU → Estoque → Saldo por endereço] e filtrando pelos produtos recebidos. Os endereços informados devem exibir os saldos correspondentes.

Tela de confirmação informando recebimento finalizado, estoque atualizado e sincronização enviada ao Bling — Figura 12 — Confirmação de recebimento finalizado com sincronização ao Bling.

Dica geralCapture os prints de tela do sistema em resolução 1440 px de largura e borre dados reais de clientes ou fornecedores antes de salvar nas pastas do manual. O caminho esperado de cada print está indicado nos marcadores cinzas acima.

Problemas comuns

A nota não aparece na lista de recebimento

Verifique se a NF-e já foi lançada e autorizada pela SEFAZ no Bling. A integração só importa notas com status "Autorizada". Se a nota for de um fornecedor sem integração, use Nova entrada para registro manual.

O campo de lote/validade não aparece no item

O controle de rastreabilidade precisa estar ativo no cadastro do produto. Acesse Logística → Estoque → Cadastro de Produto, localize o produto e verifique se a opção "Controle por lote/validade" está habilitada. Após ativar, o campo aparece na próxima conferência desse produto.

Quantidade recebida é menor que a da nota (falta)

[DESCREVA O PROCEDIMENTO INTERNO — ex.: informar a quantidade real recebida, registrar motivo "Falta na entrega do fornecedor" e acionar o comprador para solicitar a entrega do saldo pendente ou emissão de nota de crédito pelo fornecedor.]

O botão "Finalizar recebimento" está desabilitado

Isso ocorre quando há produtos conferidos que ainda não foram endereçados. Volte à tela de endereçamento (Passo 5), localize os itens com status "Pendente" e informe o endereço de cada um. Após endereçar todos, o botão Finalizar será habilitado.

O custo médio não atualizou no Bling após o recebimento

Verifique o log de integrações em [CAMINHO DO MENU → Integrações → Bling → Log de envios]. Erros de autenticação, produto sem código no Bling ou NF já finalizada no ERP são as causas mais comuns. Se o erro persistir, fale com o suporte.

Produto sem endereço cadastrado no armazém

[DESCREVA O PROCEDIMENTO — ex.: cadastrar o endereço em Configurações → Endereços antes de iniciar o endereçamento, ou usar um endereço de quarentena provisório enquanto o endereço definitivo é criado.]

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